Tietosuojaseloste: Apurahat ja oleskelustipendit
Päivitetty 16.11.2023
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä Kirsti och Tor Johanssons Hjärt- och Cancerstiftelse sr
Y-tunnus 0795150-3
Osoite Mikonkatu 8 A, 2.krs, 00100 Helsinki
Sähköposti rina.blomqvist@ktjs.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja apurahojen ja oleskelustipendien hakemista, myöntämistä, maksatusta ja maksatuksen jälkeistä seurantaa varten (mukaan lukien tähän liittyvä viestintä), myönnettyjen apurahojen saajien julkaisemiseksi esim. rekisterinpitäjän verkkosivuilla sekä hallituksen päätöksentekoa ja viranomaisille tehtäviä ilmoituksia varten.
Apurahan saajan nimeä, tietoa koulutustasosta/arvosta/ammatista, myönnetyn apurahan suuruudesta sekä tutkimuksesta, johon apuraha on myönnetty, voidaan käsitellä myös säätiön historiikin laatimista ja arkistointia varten.
Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja säätiön toiminnan hoitamiseksi ja kehittämiseksi.
Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteröidystä voidaan kerätä ja käsitellä muun muassa seuraavanlaisia tietoja apurahojen ja oleskelustipendien hakemiseen, myöntämiseen ja maksatuksen jälkeiseen seurantaan liittyen:
- yhteystiedot, kuten nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, syntymäaika ja puhelinnumero
- mahdollisen raportoijan (esim. assistentti) nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- työ- tai palvelussuhteeseen liittyvät tiedot (esim. organisaatio, tehtävänimike, työhistoriatiedot)
- koulutustiedot (esim. tutkinnot, opiskelupaikka, opiskeluiden aloittamis- ja valmistumisvuosi)
- apurahahakemuksen tiedot, kuten apurahan käyttötarkoitus, tutkimusryhmän jäsenet, suosittelijat ja haetun apurahan määrä
- tiedot apurahan maksamista varten, kuten tilinumero ja pankkiyhteys sekä tiedot maksetusta apurahasta, kuten maksetun apurahan määrä, maksatuspäivä, tositenumero ja selite.
Henkilötietojen säilytysaika
Apurahan saajan nimeä, tietoa koulutustasosta/arvosta/ammatista, myönnetyn apurahan suuruudesta sekä tutkimuksesta, johon apuraha on myönnetty, voidaan säilyttää pysyvästi mm. säätiön historiikin laatimista ja arkistointia varten.
Muita henkilötietoja, kuten maksutietoja ja yhteystietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi eli apuraha-asian hoitamiseksi tai niin kauan kuin laissa muuten säädetään.
Apurahahakemuksia säilytetään korkeintaan kahden vuoden ajan apurahahankkeen ja sitä seuraavan raportoinnin päättymisestä.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään apurahahakemusten ja muiden yhteydenottojen yhteydessä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajien ryhmät
Rekisterinpitäjälle palveluita tuottavilla tahoilla saattaa olla pääsy tietoihin niiden toteuttaessa palveluita. Rekisterinpitäjä huolehtii sopimuksin siitä, etteivät nämä tahot käsittele henkilötietoja muutoin kuin rekisterinpitäjän ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvoite ilmoittaa Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle ja Verohallinnolle verotietojen mukana apurahaa ja apurahan saajaa koskevat tiedot.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Rekisterinpitäjä varmistaa riittävän tietosuojan tason EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen edellytysten mukaisesti myös tilanteissa, joissa tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle noudattamalla Euroopan komission antamia vastaavuuspäätöksiä ja käyttämällä tarvittaessa Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita sekä tarvittaessa täydentävillä suojatoimilla.
Rekisteröityjen oikeudet
Oikeus saada pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan rekisteröityä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset tiedot.
Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa tarkemmin säädetyissä tilanteissa pyytää rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot. Rekisteröity voi pyytää henkilötietojensa poisto esimerkiksi silloin, kun henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa tarkemmin säädetyissä tilanteissa pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä. Rekisteröity voi pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä ja odottaa todentamista siitä syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän edut rekisteröidyn edut. Jos käsittelyä rajoitetaan, rekisterinpitäjä saa säilyttää tietoja, mutta ei lähtökohtaisesti saa käsitellä niitä muutoin.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Jos rekisteröity vastustaa käsittelyä, ei rekisterinpitäjä saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa käsittelyn olevan oikeutettua.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (www.tietosuoja.fi), jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Yhteydenotot ja rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään käyttäen yhteystietoja, jotka on ilmoitettu tämän tietosuojaselosteen alussa.